Шартты мысал: әкімші жәшікті қосып, мәміледен хатты көрді де, баптау аяқталды деді. Менеджер оны көрмейді. Ал басқа бөлімдегі әріптес артық мәнмәтін алды. Әкімші арқылы бір тексеру бүкіл команданың жұмысын сипаттамайды.
Поштаны CRM-мен біріктіру хат алмасуды жұмыс жазбаларымен байланыстырады. Қоспас бұрын қолжетімділік кімге шынымен керек екенін анықтап, қарапайым қызметкер рөлдерімен тексеріңіз.
Жәшік пен клиент карточкасын бөліңіз
Пошта жәшігіне қолжетімділікті және CRM-де сақталған хаттың көрінуін бөлек тексеріңіз. Оларды бір рұқсат деп санамаңыз.
Битрикс24 ішінде хаттың көрінуі байланысқан элементтерге қолжетімділікке тәуелді. Мысалы, мәміле мен байланысқа тіркелсе, екеуін де тексеру керек. Бұл CRM поштасы туралы ресми сұрақтарда түсіндірілген.
Порталыңыздың нақты баптауларын, құқықтарын және тариф шектеулерін анықтаңыз. Бір хат көрінсін деп бүкіл бөлімге кең құқық бермеңіз.
Рөлдер мен оқу хатын дайындаңыз
Қатысушыларды атаңыз: жауапты менеджер, жұмысты қабылдайтын әріптес, басшы және басқа бағыт қызметкері. Әр рөлге күтілетін әрекетті жазыңыз: хатты көру, жауап беру, сұрақты беру немесе қолжетімді болмау.
Клиент құпиялары жоқ бақыланатын оқу хатын қолданыңыз. Нақты сатып алушыларға жаппай жіберіп баптауды тексермеңіз. Тест жіберу тәртібін команда ішінде келісіңіз.
Қазақстандағы компания үшін оқу сценарийіне үйреншікті тілдер мен түсінікті шартты клиент атауларын қосыңыз. Қолжетімділікті тексеру хат мазмұнын болжауға тәуелді болмауы керек.
Жолды әртүрлі рөлмен өтіңіз
Алуды, дұрыс карточкада сақтауды және әр рұқсат етілген қатысушының хатты ашуын тексеріңіз. Сценарийге кірмейтін қызметкер артық қолжетімділік алмайтынын бөлек тексеріңіз.
Кейін клиентті әріптеске беруді және хаттың қате байланысын қараңыз. Байланысты кім түзетеді? Бұрынғы және жаңа жауапты не көреді? Өзгерту құқықтарын да тексеріңіз, оқу құқығынан болжамаңыз.
Хат көрінбесе, алдымен байланыстары мен құқықтарын талдаңыз. Әкімші құқығын «поштаны жөндеудің» әмбебап тәсілі етпеңіз.
Жұмыс ережесін бекітіңіз
Үдеріске қай жәшік қолданылатынын, баптауға кім жауапты екенін, кім кіре алатынын және мәселе болса қайда жүгінуді жазыңыз. Команда құрылымы өзгергеннен кейін оқу тексеруін қайталаңыз.
Тек қажет мәліметті талқылаңыз: бүкіл хат алмасуды ортақ чатқа жіберу CRM-де мұқият бапталған шекараны бұзуы мүмкін.
QQDev Битрикс24 енгізуге және қызметкерлерді жұмыс сценарийлеріне оқытуға көмектеседі. Енгізу бетінде пошта қосу мен рөлдерді тексеруді талқылауға болады. «Кім қандай хатты көруі керек» сызбасын дайындаңыз — бұл «бәріне қолжетімділік беріңіз» дегеннен пайдалырақ.