Шартты мысал: іскерлік кездесуге бірнеше адам тіркелді. Біреуі анкетаны екі рет толтырды, екіншісі бас тартты, үшіншісі әріптесінің орнына келді. Кестеде қызығушылық сенімді өсіп жатқандай. Кіреберісте жағдай күрделірек.
Шағын кездесуге түсінікті қатысушылар тізілімі жеткілікті. Тізілім — келісілген мәліметтері мен күйлері бар ортақ тізім. Оны кестеден бастап, қайталама тіркелулер, бірнеше ұйымдастырушы немесе қолмен еске салулар көбейгенде жұмыс жүйесіне көшіруге болады.
Әр жазба нені білдіретінін анықтаңыз
Үш фактіні ажыратыңыз: адам өтінім жіберді, ұйымдастырушы қатысуды растады, адам кездесуге шынымен келді. Үшеуін бірдей «қатысушы» деп атамаңыз.
Байланыс жазбасы — адам, ал тіркелу — оның нақты іс-шараға келу ниеті. Бір адам бірнеше кездесуге қатыса алады. Сондықтан адамның карточкасы мен қатысу жазбасының міндеттері бөлек: өткен кездесудің тарихын жаңа күнмен алмастырмаңыз.
Алғашқы іске қосуға аты, байланысу тәсілі, таңдалған іс-шара және тіркелу күйі жеткілікті болуы мүмкін. Қосымша мәліметті нақты міндет үшін ғана жинаңыз. Қонақтар тізімі ғарышкер болуға арналған анкетаға айналмауы керек.
Алдымен автоматтандырусыз жолын тексеріңіз
Қызметкер өтінімді алып, ағымдағы тізіммен салыстырады да, келісілген ереже бойынша орынды растайды. Бос орын болмаса, келесі қадамды бөлек түсіндіреді. «Күтуде» күйі расталған шақыру сияқты көрінбеуі тиіс.
Бас тарту мен қатысушыны алмастыруды келісіңіз. Жазбаны кім өзгертеді? Қайта растау керек пе? Кіреберістегі ұйымдастырушы алмастыру туралы қалай біледі? Ақылы шара үшін бөлек тексерілген төлем сценарийі қажет; тіркелу формасы оны алмастырмайды.
Форма соңғы орынды бір уақытта түскен екі өтінімнен автоматты қорғайды деп уәде бермеңіз. Қатаң орын шегі керек болса, оны бақылау мен қатар тіркелудің әрекетін бөлек жобалап, сынау қажет.
Битрикс24-тегі бір нұсқа
CRM — клиенттермен қарым-қатынасты басқару жүйесі — адамдардың байланыстары мен қатысты өтініштерді сақтай алады. Битрикс24 CRM-формасы мәліметті қабылдап, CRM-ге сақтайды. Қандай нысандар құрылатыны және сәйкес байланыстармен не болатыны баптауға тәуелді.
Мүмкін ұйымдастыру тәсілі: әр іс-шараға адаммен байланыстырылған, күйі түсінікті және жауапты ұйымдастырушысы бар жеке қатысу жазбасы. Нақты нысанды көлемге және қолжетімді құралдарға сай таңдаңыз. Әр қонақты автоматты түрде жаңа сату деп қабылдамаңыз.
Нұсқаулық бойынша формалар барлық тарифте жоқ. Порталыңыздың шарттарын, қайталануды өңдеу ережесін және жібергеннен кейінгі мәтінді тексеріңіз. Соңғы растау әлі алда болса, «Орын кепілдендірілді» дегеннен «Өтінім алынды» деген дұрысырақ.
Тіркелуді алдын ала сынаңыз
- Қалыпты өтінім жіберіп, оны ұйымдастырушы тізімінен табыңыз.
- Сол байланыспен қайта жіберіңіз: адам санын ғана емес, қатысу жазбаларының санын тексеріңіз.
- Тіркелуден бас тартып, кіреберістегі қызметкер не көретінін қараңыз.
- Нақты келуді белгілеңіз және ол анкета жіберілгені үшін ғана пайда болмағанына көз жеткізіңіз.
Кіреберісте интернет болмай қалса, уақытша тізім дайындаңыз. Оның құрамы мен қолжетімділігін шектеп, кездесуден кейін белгілерін негізгі тізіліммен салыстырыңыз.
Ұйымдастырушыға қандай нәтиже керек
Іс-шарадан кейін өтінімдер, растаулар, бас тартулар және нақты келулер ажыратылуы тиіс. Бұл нақты кездесудің жұмысын талдауға көмектеседі. Мұндай сандар өздігінен іздеу сұранысын немесе сату сапасын өлшемейді.
Қазақстандағы іс-шара үшін анкета тілін, байланыс пішімін, жергілікті уақытты және мекенжайдың түсініктілігін тексеріңіз. Осы процесті құрғыңыз келсе, QQDev-пен талқылаңыз: өтінімдерді қазір қалай қабылдайтыныңызды және шатасу қайда туатынын айтыңыз. Дайын CRM-сіз де бастауға болады.