Условный пример: менеджер создаёт предложение по шаблону. Всё выглядит аккуратно, но в шапке — реквизиты другой компании, а в строке товара — неверная единица. Автоматизация быстро размножила ошибку в красивой упаковке.
Шаблон документа — заготовка, в которую система подставляет значения. Проверять нужно и макет, и происхождение каждого важного значения. Одна удачная генерация на идеально заполненной карточке ещё не означает готовность к ежедневной работе.
Укажите источник каждого значения
В Битрикс24 поля подставляются в собственный шаблон с помощью символьных кодов. Создание такого шаблона описано в официальной инструкции. Не выбирайте поле только по похожему названию: уточните, из какого элемента и связанной записи оно берётся.
Разделите сведения вашей компании и клиента. Если у стороны несколько вариантов реквизитов, проверьте правило выбора. Пустая или неверная исходная запись не исправляется красивым оформлением документа.
Соберите разные тестовые карточки
Нужны не только полностью заполненные данные. Проверьте отсутствие необязательного значения, длинное название, несколько товарных позиций, разные единицы и допустимые варианты клиента. Используйте вымышленные тестовые сведения, не копируя лишнюю клиентскую информацию.
Для компании в Казахстане проверьте нужный язык, валюту, формат дат и согласованный состав реквизитов. Стандартный макет нельзя считать подходящим только потому, что он доступен в меню.
Просмотрите итоговый файл
Создайте документ и откройте формат, который действительно получит адресат. Проверьте переносы, таблицу товаров, числа, пустые строки и отсутствие неподставленных кодов. При необходимости просмотрите и печатный вид.
В руководстве по созданию документов описаны формирование из карточки и скачивание результата. Проверьте доступность инструмента, шаблона и нужные права на своём портале.
Не ограничивайтесь проверкой суммы на экране CRM: итоговый файл должен содержать именно согласованные сведения. Если исходные данные изменились, проверьте, что выбран нужный документ и понятен порядок его повторного формирования.
Назначьте владельца шаблона
Укажите, кто обновляет макет и проверяет его после изменений полей, реквизитов или каталога. Сохраните набор тестовых примеров и ожидаемые результаты, чтобы следующий редактор не начинал проверку с чистого листа.
Перед массовым использованием попросите обычного сотрудника сформировать документ и пройти короткий список проверок. Отправку клиенту подключайте только после разбора обнаруженных ошибок.
QQDev внедряет Битрикс24. На странице внедрения можно обсудить создание документов из согласованных данных. Принесите обезличенный образец и отметьте, что должно заполняться автоматически, а что требует решения сотрудника.