Шартты мысал: кешке қызметкер ортақ чатқа «мына клиент бойынша бәрі дерлік дайын» деп жазып, үйіне кетті. Таңертең әріптесі «мына» кім, «дерлік» қаншалықты және нені аяқтау керек екенін анықтауға тырысады. Ал клиент уәде етілген қоңырауды күтіп отыр.
Ауысымды тапсыру — жеке жұмыс әрекеті. Оны бағдарлама сатып алмай тұрып та реттеуге болады: келесі қызметкерге хабарламалар мұрағаты емес, жұмысты жалғастырудың түсінікті жолы қажет.
Өткенді ғана емес, келесі қадамды беріңіз
Әр аяқталмаған өтінішке қысқаша жазба қалдырыңыз: адамға не қажет, не тексерілді, оған не уәде етілді және әрі қарай қандай әрекет керек. Команда әртүрлі қалаларда жұмыс істесе, уәде уақытын уақыт белдеуімен бірге көрсетіңіз.
«Тапсырысты реттеу» деген сөйлем бастауға көмектеспейді. «Таңдалған үлгінің бар-жоғын тексеріп, келісілген уақытқа дейін клиентпен байланысу» бағытын көрсетеді. Байланыс пен тапсырыс сілтеме немесе ішкі нөмір бойынша бірмәнді табылуы керек.
Ортақ чатқа артық дербес деректерді көшірмеңіз. Жұмыс жазбасына қолжетімділікті қажет адамдарға беріп, қабылдайтын қызметкерде сілтеме ашылатынын тексеріңіз.
Жұмысты шынымен жалғастыратын адамды белгілеңіз
«Барлығына» арналған тізім көбіне «ешкімге» дегенді білдіреді. Ауысымнан кейін өтінішке кім жауап беретінін және тағайындалған адам болмаса, кім алмастыратынын келісіңіз.
Хабарлама жіберу қабылдауды растамайды. Қабылдаушыдан қарапайым белгі керек: жазба ашылды, келесі қадам түсінікті, мерзім байқалды. Ақпарат жетіспесе, нақтылау нақты адамға немесе ауысым басшысына қайтуы керек.
Тапсыру соңында үш топты тексеріңіз: әрекет күтетіндер, клиент жауабын күтетіндер және басшы шешімін қажет ететіндер. Оларды бір «орындалуда» тобына біріктірмеңіз: әрқайсысының келесі әрекеті бөлек.
CRM қай жерде көмектеседі
CRM — клиенттермен өзара әрекеттесуді басқару жүйесі. Онда өтініш клиент жазбасымен және жұмыс тарихымен байланысады. Командаға ортақ мәнмәтін мен көрінетін жауапты қажет болса, Битрикс24 құралдардың бір нұсқасы бола алады.
Ықтимал сценарий: аяқталмаған жұмыс өтініш немесе мәміле карточкасында қалады, ал ішкі тапсырмада оған сілтеме мен күтілетін нәтиже сипаттамасы бар. Қызметкерлерді бірдей мәліметті екі жерде қолмен жүргізуге мәжбүрлемеңіз.
Битрикс24 тапсырмалары жөніндегі ресми нұсқаулық сипаттаманы, файлдарды және талқылауды бір тапсырмада жүргізуді түсіндіреді. Беру тәсілін, қолжетімділік құқықтарын және функцияларды іске қоспас бұрын өз порталыңызда тексеріңіз.
Оқу жағдайында тапсырып көріңіз
Дербес деректері алынған мысалды алып, келесі ауысымдағы әріптестен ауызша көмексіз жалғастыруды сұраңыз. Ол клиентке берілген уәдені қайдан табатынын, шешімді кім қабылдайтынын және бірінші не істейтінін көрсетсін.
Содан кейін мысалды күрделендіріңіз: негізгі қызметкер жоқ, клиент сұранысын өзгертті, файл ашылмайды. Оқу жағдайындағы қате ашуланған сатып алушымен таңғы хат алмасудан арзанырақ.
Қазақстандағы компания үшін ішкі жазбалардың тілін және клиенттің қалаған байланыс тілін сақтау тәсілін бөлек келісіңіз. Есімді аудару немесе тілді ауыстыру бір өтінішті екеуге айналдырмауы керек.
Бір ережеден бастаңыз
Келесі тапсыруға міндетті сұрақ енгізіңіз: «Әрі қарай кім не істейді?» Жауабы болмаса, өтініш әлі тапсырылған жоқ. Бірнеше нақты тапсырудан кейін қандай мәлімет жетіспегенін талдап, үлгіні нақтылаңыз.
QQDev Битрикс24 енгізуге және қызметкерлерді жұмыс сценарийлеріне оқытуға көмектеседі. Енгізу бетінде өтініштер қазір блокнотта немесе басқа жүйеде болса да, оларды беруді талқылауға болады. Ауысымның дербес деректері алынған мысалын әкеліңіз: ол қалаған батырмалар тізімінен пайдалырақ.