Кеңсе көшкенде шкаф келіп, кілттері ескі ғимаратта қалғанын ешкім қаламайды. CRM-де де ұқсас жағдай: контактілер көшеді, ал қызметкерлерге қажет тарих көшпей қалуы мүмкін.
Басқа жүйені қолданып жүрсеңіз, алдымен көшу себебін тексеріңіз. Кейде мәселе жүйені жетілдіру немесе интеграция арқылы шешіледі. Көшу туралы шешім қабылданса, шағын, бірақ түрлі жағдайды қамтитын үлгіден бастаңыз.
Команда шынымен қолданатын мәліметтерді тізіңіз
«База» сөзі тым кең. Контактілерді, компанияларды, ашық сатуларды, тауарларды, пікірлерді, файлдарды, хат алмасуды және жоспарланған әрекеттерді бөлек жазыңыз.
Әр нысанның мақсатын анықтаңыз: күнделікті жұмысқа керек пе, мұрағат жеткілікті ме, әлде көшіру қажет емес пе? Ескі жазбалар жаңа бағдарламаға көшкеннен пайдалырақ болмайды.
Бастапқы жүйеден экспорттау мүмкіндігі мен құқығын тексеріңіз. Кестенің скриншотын толық экспорт деп санамаңыз. Жазылымды тоқтатуға дейін қажетті ақпаратқа қолжетімділікті қалай сақтайтыныңызды түсіну керек.
Сынақ қорабын дайындаңыз
Бірнеше түрлі оқу немесе жеке деректері алынған мысал таңдаңыз: екі контактісі бар компания, бірнеше тапсырысы бар адам, ерекше өрісі бар сату және жергілікті әліпби таңбалары бар жазба.
Қазақстандағы команда үшін қолданылатын тілдер, телефон пішімдері, күндер мен валюталардың сақталуын тексеріңіз. Бұл елдің ерекше шектеулері туралы мәлімдеме емес, тексерулер тізімі.
Сәйкестік картасын жасаңыз: бастапқы жүйенің қай бағаны жаңа жүйенің қай өрісіне түседі? Тікелей баламасы жоқ өрістерді белгілеңіз. «Менеджер» мәнін мәтін ретінде көшірумен шектелмей, нақты қызметкермен сәйкестендіру керек.
Битрикс24-ке көшкенде нені тексеру керек
CRM-нің әдеттегі импорты CSV — кестелік деректері бар мәтіндік файл арқылы жасалады. Бірақ Битрикс24 анықтамасы CRM істерін импорттау мен экспорттау қолжетімсіз екенін бөлек айтады. Стандартты импортпен бүкіл тарихты көшіруге уәде беруге болмайды.
Хат алмасу, тіркемелер және басқа деректер үшін бөлек құралды немесе көшіру жобасын тексереді: нені қолдайды, қандай құқық керек, құны қандай және не мұрағатта қалады? Экспорт пен мүмкіндіктердің қолжетімділігі жүйеге және тарифке байланысты.
Мақсатты CRM ішінде сынаққа қажет емес сыртқы жіберулерді өшіріп, автоматтандыруды тексереді. Ескі сатуларды жүктеу клиенттерге күтпеген жаңа хабарлама жібермеуі керек.
Тек санын емес, мазмұнын қабылдаңыз
Сынақ жүктеуден кейін жазбаларды менеджер көзімен ашыңыз:
- тапсырыс дұрыс клиентпен байланысқан ба;
- кезеңдер мен жауаптылар түсінікті ме;
- сомалар мен өріс мәндері сәйкес пе;
- қажетті материалдар қолжетімді ме;
- қайта жүктегенде не болады?
Қызметкерден оқу сатуын жалғастыруды сұраңыз. Әр мәлімет үшін ескі жүйеге қайту керек болса, көшу жоспары әлі дайын емес.
Ауысу тәртібін келісіңіз
Ескі CRM-ге енгізуді тоқтату сәтін, соңғы өзгерістерді көшіру тәртібін және мәселе болса кері қайту жолын белгілеңіз. Екі бірдей «басты» база шындықтың екі нұсқасын тез жасайды.
QQDev Битрикс24 енгізумен және интеграциялармен айналысады. Енгізу бетінде көшу құрамын және сынақ үлгісін тексеруді талқылауға болады. Қажетті деректер тізімінен бастаңыз: ол «бәрін түгел көшіреміз» деген уәдеден пайдалырақ.