В условном отделе менеджер спросил в чате: «Скидку можно?» Руководитель ответил: «Да». Через неделю выяснилось, что они обсуждали разные заказы. Переписка сохранилась, ясность — нет.
Автоматизация согласования начинается с описания самого решения.
Дайте согласующему достаточно информации
В заявку стоит включить клиента, состав предложения, обычную цену, запрошенное изменение и причину. Конкретный список определяет компания. Важно, чтобы человек видел именно ту версию условий, которую ему предлагают утвердить.
Битрикс24 поддерживает бизнес-процессы для согласований. Различия последовательного и статусного подходов описаны в официальной справке. Доступность нужных действий и тарифа проверьте в портале.
Нарисуйте три исхода
До настройки опишите, что происходит при одобрении, отказе и возврате на доработку. Добавьте вопрос: что делать, если согласующий отсутствует?
- Кто принимает решение и кто заменяет его?
- Когда требуется напоминание?
- Как менеджер узнаёт результат?
- Что происходит при изменении суммы после согласования?
Последний пункт особенно важен. Утверждение старой версии предложения не должно незаметно превращаться в разрешение на новые условия. Зафиксируйте правило повторного согласования и отдельно проверьте его реализацию.
Примите процесс по сценариям
Протестируйте обычную заявку, отказ, исправление и отсутствие участника. Проверяйте под ролями менеджера и руководителя, чтобы нужная информация была доступна каждому в своём объёме.
В приёмку включите понятную историю решения: что согласовали, кто и по какой версии. Не обещайте, что один шаблон автоматически решит все исключения вашего бизнеса.
Подготовьте несколько типичных запросов на скидку и обсудите с QQDev аудит процесса в Битрикс24. Чем яснее правила до настройки, тем реже роботу придётся изображать семейного психолога между продажами и руководителем.